Mehr Nachhaltigkeit durch Schnittstellen

Ein Interview mit Maico Friedrich zu der Frage, wie und warum DATANAUT ältere IT-Systeme unterstützt.

Klimawandel, Nachhaltigkeit und Digitalisierung - wie passt das zusammen? Die heutige Welt ist durch große Schlagworte geprägt, die kaum greifbar scheinen. Zum einen fällt vielen dadurch die Umsetzung schwer, da sie zu groß denken, zum anderen werden sie zum Teil des Problems, da diese Überforderung ausgenutzt wird. Dabei ist klar, dass Neues nicht zwangsläufig gut und vor allem nicht immer nötig ist. Maico Friedrich, der Geschäftsführer von DATANAUT, erklärt in diesem Interview, dass es nicht immer kompliziert sein muss und gerade kleine Schritte zum großen Erfolg führen.

Was bedeutet Nachhaltigkeit im IT-Kontext aus Ihrer Sicht?

Zunächst verbinde ich damit Merkmale wie eine langfristige Anwendbarkeit von Produkten, einen effizienten Einsatz von Ressourcen - wie etwa von Strom für die Prozessoren und die Kühlung - und somit auch einen bewussten Umgang mit Energie, da IT bekanntlich eine Menge davon verbraucht.

In Bezug auf Software steht für mich im Vordergrund, dass ich ein eingeführtes System möglichst so lange verwenden möchte, bis ich es durch ein anderes innovativeres Produkte ersetze. Der moderne Ansatz, Software-Systeme nach dem Paradigma API-first zu entwickeln, scheint mir dabei sehr vielversprechend zu sein. Auf diese Weise verfügen Anwender von Beginn an über eine definierte Schnittstelle, die quasi als Standard für den Datenaustausch fungiert und somit zur Nachhaltigkeit beiträgt. Das bedeutet, dass ich das System dahinter jederzeit austauschen kann, ohne bereits schon vorhandene Zugriffsmöglichkeiten zu verlieren. Die Schnittstelle kann somit langfristig erhalten bleiben, wodurch der Datenaustausch zwischen den Systemen oder auch deren Anwendung dauerhaft vereinfacht wird.

Letztendlich unterstützt das für mich den Begriff der Nachhaltigkeit am meisten. Denn Nachhaltigkeit heißt ja nicht, dass etwas wenig Energie verbraucht, sondern dass ich nicht permanent Energie aufwenden muss.

Stehen ältere IT-Systeme der Digitalisierung im Weg?

Nicht unbedingt. Ich würde sagen, das ist eine Frage der Perspektive. Viele Verantwortliche setzen sich zu sehr unter Druck und denken unverhältnismäßig groß, wenn es um Digitalisierungsprozesse geht. Dabei ist es gar nicht notwendig, erst einmal gewisse Voraussetzungen für das Projekt "Digitalisierung" zu schaffen, denn Digitalisierung wirkt schon im Kleinen.

Ein Beispiel kann das verdeutlichen:

Nehmen wir mal an, ein Kunde nutzt einen Server, auf dem er eine notwendige Software installieren möchte, doch das Betriebssystem ist dafür schlichtweg zu alt. Das vorhandene System ist ihm jedoch vertraut, ein stets zuverlässiger Begleiter, wenngleich es einige Schwächen aufweist. Wenn er deshalb nun also abwartet, bis diese Schwächen die Überhand gewinnen, gerät er in eine Konfliktsituation. Die Angst nämlich, Veränderungen an der IT vorzunehmen, die potenziell zum Stillstand führen könnten, wächst. Viele Kunden und Anwender leiden folglich jahrelang unter solchen Konstellationen — sie sind quasi umgeben von Blockaden, die sie in eine Digitalisierungssackgasse führen.

Einen möglichen Ausweg aus diesem Dilemma stellen spezialisierte Software-Lösungen in jeweils isolierten Systemumgebungen dar. Dies kann beispielsweise über Cloud-Dienste, virtuelle Maschinen oder Docker-Container erfolgen. Die Einführung der neuen sowie die Ablösung der alten Produkte verläuft dabei sukzessiv, sodass der Kunde früh profitieren und letztlich ineffiziente oder veraltete Lösungen effektiv ersetzen kann. Ein Gewinn an Unabhängigkeit und eine gesteigerte Innovationskraft gehen dabei Hand in Hand, während sich die Komplexität der monolithischen Zentrallösung nach und nach auflöst. Den dafür notwendigen Datenaustausch erledigen agile Schnittstellen problemlos - dabei kommen sehr oft auch die bereits erwähnten API’s zum Einsatz.

Das Warten auf einen neuen Server führt somit nicht zum gewünschten Ziel, da nach ein paar Jahren die gleichen Probleme auftreten und die nächste Blockade entsteht. Es ist meines Erachtens also möglich, neue Software-Produkte auch mit älteren IT-Systemen zeitnah nutzen zu können und auf diese Weise die eigene Digitalisierung voranzutreiben.

Inwiefern kann DATANAUT seine Kunden dabei unterstützen?

Wir verstehen uns als Lösungsanbieter für Schnittstellen und gehen somit immer konkret auf unsere Kunden ein. Uns ist bewusst, dass ein Fertigprodukt den Maßstab nicht erfüllen kann, passgenaue Lösungen für spezifische Problemlagen zu liefern.

Deshalb orientieren wir uns bei der Software-Entwicklung an den Grundprinzipien der Datenverarbeitung (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) und setzen ausschließlich auf bestehende technologische Standards. Auf diese Weise ist es uns möglich, über 100 Datenbanken (z.B. Oracle, MySQL, PostGRE, MS-SQL Server) sowie praktisch jedes schreib- und lesbare Dateiformat, die gängigen API-Paradigmen und alle entsprechenden Verarbeitungsprozesse zu unterstützen. Letztlich bedeutet das, dass wir auf dieser Basis sowohl auf ältere und modernere Systeme, als auch auf jeden Kunden individuell eingehen können, ohne das Rad jedes Mal neu erfinden zu müssen.

Das heißt, eine Neuanschaffung ist nicht die einzige Option für Anwender von Legacy-Systemen?

Nein, das ist aus meiner Sicht nicht der Fall. Ich betrachte das Ganze eher aus einem pragmatischen Blickwinkel. Es ist ja schließlich so, dass quasi alle IT-Systeme auf den eben genannten technologischen Standards basieren, die somit als gemeinsame Basis, als vereinbartes Protokoll verstanden werden können. Diese Technologien sind ja weiterhin vorhanden, auch wenn die Pflege und Weiterentwicklung einer auf der Technologie basierenden Software eingestellt wurde, oder der Hersteller eine Erweiterung nicht vornehmen wird. So ist es grundsätzlich möglich, praktisch jede auf einer SQL-Datenbank basierenden Softwarelösung durch eine Schnittstelle zu erweitern, mit der dann gewünschte Zusatzlösungen angebunden werden können - um hier nur ein Beispiel zu nennen. Dementsprechend denke ich, dass Anwender im Grunde immer noch mit jedem IT-System etwas anfangen können, sofern es sich nicht gerade um ein schrottreifes Relikt aus der Zeit der Lochkarten handelt und keine Gesetze verletzt werden.

Wann ist eine Neuanschaffung sinnvoll und wann nicht?

Ich würde sagen, es kommt darauf an, welches Problem wirklich vorliegt, das durch eine potenzielle Neuanschaffung gelöst werden soll. Es ist somit erst einmal wichtig, die Beweggründe zu identifizieren und anschließend einzuordnen.

Wenn der Kunde mit seinem ERP-System zufrieden ist und es seine Zwecke erfüllt, doch z.B. über keine Shop-Anbindung oder Hochregal-Lagerverwaltung verfügt, dann fehlt dort lediglich eine einzige Funktion. In diesem Fall stünde der Wechsel in keinem Verhältnis zur vorliegenden Problematik, wenn man die betriebswirtschaftlichen Parameter, wie Aufwand und Kosten, bedenkt. Die Implementierung einer Zusatzlösung wäre somit sinnvoller, um die fehlende Funktion einzubinden, insofern diese prozentual nur einen kleinen Teil der Funktionalität ausmacht.

Die Lage gestaltet sich anders, wenn das Nichtvorhandensein integrierter Features laufend zu Komplikationen führt oder die Notwendigkeit einer technologischen Transformation besteht. Gründe dafür können z.B. weitgehend veränderte Anforderungen des Kunden, die die bestehende Software nicht abdecken kann, oder auch die Insolvenz des Anbieters sein. Folglich wäre eine Neuanschaffung dann empfehlenswert, insofern sich die Problematik eben nicht durch eine Zusatzlösung oder Schnittstelle lösen lässt.

Generell gilt jedoch, dass eine derartige Umstellung sowie dessen Notwendigkeit stets gut durchdacht sein muss, um die aufwändigen Folgen zu rechtfertigen. Ich sage mal so: Je langlebiger desto besser, aber öfter als alle zehn Jahre möchte sich das niemand antun!

Welche Tipps haben Sie, um die Arbeitswelt nachhaltiger und vielleicht auch ein Stück besser zu gestalten?

Ich kann nur jedem raten, zu schauen, was man digitalisieren kann und das beginnt bei den einfachsten Dingen. Viele digitalisieren nicht, weil sie denken, dass es viel zu kompliziert ist. Dabei sind gerade die kleinen Schritte von großem Wert.

Wir haben kürzlich einen Auftrag von einem Unternehmen erhalten, dessen Online-Shop monatlich etwa 2.000 Kundenbestellungen generiert. Die Bestellungen mussten von den Mitarbeitern erst ausgedruckt und danach händisch ins ERP-System eingegeben werden, da keine Schnittstelle vorhanden war. Die Folgen fehlender Digitalisierung zeigen sich in so einem Fall darin, dass Ressourcen sinnlos verschwendet und Mitarbeiter enorm belastet werden. Daten wiederholt zu erfassen, obwohl sie, wie hier im Online-Shop, bereits vollständig in digitaler Form vorliegen, gehört sicher zu den undankbarsten Aufgaben in einer modernen Arbeitswelt.

Das Beispiel zeigt sehr gut, dass viele zu groß denken, wenn es um Digitalisierungsprozesse geht. Wenn ich ein Problem durch eine Schnittstelle lösen kann, dann ist das bereits Digitalisierung, da ich Ressourcen spare (Zeit, Papier etc.) und Effizienzvorteile gewinne.

Hier hat der Kunde also doppelt gewonnen, weil man sich neben den laufenden Kosten für die Datenerfassung auch den Wechsel des ERP-Systems gespart hat. Es ist also nicht notwendig, ein komplett neues ERP-System einzuführen, in dem jegliche Prozesse digital sind, um einen Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen. Im genannten Fall hat sich die Schnittstelle schon nach wenigen Monaten amortisiert.

Wie könnten kleine Schritte in die Digitalisierung noch aussehen?

Die kleinen Veränderungen machen den großen Unterschied, da die Prozesse überschaubar bleiben und somit für jeden umsetzbar sind. Ich würde sofort die Bereiche in Angriff nehmen, die eine Entlastung mit sich bringen - jetzt und nicht erst in ein paar Jahren, wenn ein großer Projektplan steht.

Ein konkretes Beispiel für kleine überschaubare Schritte stellt der Rechnungsversand per E-Mail dar. Die Implementierung einer Lösung zum automatisierten Versand von PDF-Rechnungen beansprucht in der Regel nur wenige Tage, während die Effekte enorm und von unbegrenzter Dauer sind. Wenn ich z.B. wöchentlich 250 Rechnungen per Post verschicken möchte, dann muss ich die Belege jede Woche ausdrucken, mit einem Umschlag versehen und frankieren - ich verbrauche also dauerhaft Papier, Zeit und habe dazu noch die effektiven Porto-Kosten pro Versandstück. Doch dabei bleibt es nicht, denn die Post muss dann ja auch noch an die 250 unterschiedlichen Adressen ausgeliefert werden. Jeder einzelne Brief ist doch eine unglaubliche Belastung für die Umwelt.

Der digitale Versand hingegen führt aber nicht nur zu einer Einsparung von Personal- und Materialkosten sowie einer Reduzierung der Umweltbelastung. Die Zustellung auf dem elektronischen Weg erfolgt zeitnah, oft in weniger als einer Minute. Zudem kann der Empfänger den Beleg digital weiterverarbeiten, ohne diesen noch scannen und für die Ablage kopieren zu müssen.

Ich würde sagen, es wird in diesem Beispiel sehr deutlich, dass schon kleine Schritte zum großen Ziel führen - unabhängig davon, ob wir nun über Nachhaltigkeit, Klimawandel oder Digitalisierung sprechen.

 

Das Interview führte Tammy-Christin Schütz.