8 Tipps: Stammdatenpflege

Stammdaten werden in der Regel zur weiteren Nutzung kopiert oder referenziert. Wird etwa für einen Kunden ein Angebot geschrieben, werden die als Stammdaten hinterlegten Preise aus dem Datensatz des Artikels im ERP herangezogen und über den hinterlegten Kunden individuell kalkuliert. Ein potentieller Fehler in den Stammdaten repliziert sich daher durch die komplette Kette der Folgebelege, bis hin zur Rechnung – möglicherweise mit fatalen Folgen. Demnach ist die elementare Bedeutung korrekter Stammdaten im Ursprung der Verwendungskette dieser Daten zu finden.

Unser Tipp:

Nehmen Sie Stammdatenpflege wichtig und halten Sie die laufende Sensibilisierung von Mitarbeitern und Kollegen für das Thema hoch. Bestimmen Sie verantwortliche Personen oder arrangieren Sie sich selbst dafür. Eine wichtige Grundlage für die Stammdatenpflege sind klare Regeln und Prozesse, die von jeder an der Datenpflege beteiligten Person nachvollzogen und eingehalten werden können. Davon profitieren letztendlich alle: Mitarbeiter, Kollegen und Kunden.

Viele verschiedene Software-Lösungen am Markt haben Eigenheiten. Allerdings ist im Hinblick auf eine ernstzunehmende Stammdatenpflege nur wenig noch ärgerlicher, als die Möglichkeit, irgendetwas sinnfreies in ein wichtiges Pflichtfeld einzugeben, damit die Software beim Speichern ihre Ruhe gibt. Was einige Hersteller gerne als kundenfreundlichen Vorteil und gelebte Flexibilität darstellen oder manche Anwender für eingeräumte Freiheit halten, wird sich einige Male als Ursache für handfeste Probleme mit Ihren Daten entpuppen.

Unser Tipp:

Prüfen Sie die Möglichkeit, durch Einstellungen in der Software schon bei der Eingabe auf eine gewisse Validität von eingegebenen Daten prüfen zu lassen. Ist dies nicht möglich, können vielleicht Hinweise in den Eingabemasken der Software angefügt oder ergänzt werden. In vielen Systemen können Datenfelder farblich markiert werden, so dass besonders sensible Datenbereiche explizit hervorgehoben sind und den Benutzer entsprechend Obacht walten lassen. Auch können eigene Leitfäden Anwender zielgerichtet durch die Stammdateneingabe führen. In letzter Konsequenz sollten nur verantwortungsbewusste Personen Stammdaten pflegen. Die Datenbestände sollten zudem stetig kontrolliert werden.

Die Qualität von Stammdaten hängt von wichtigen, möglicherweise aber ganz unterschiedlichen Faktoren ab. Am Beispiel von technisch anspruchsvollen Geräten ist erkennbar, dass notwendiges fachspezifisches Wissen erforderlich ist, um eine Artikelbeschreibung inhaltlich korrekt aufzusetzen. Allerdings kann niemand nebenbei Stammdatenpflege betreiben und gleichzeitig die Aufgaben in seinem Spezialgebiet gewissenhaft und effizient erledigen. Zeit- und Leistungsdruck führen schnell zu Unachtsamkeiten bei der Datenpflege, doch nur fehlerfreie Stammdaten sind problemlos nutzbar und verhindern entsprechende Folgefehler.

Unser Tipp:

Erwägen Sie die Möglichkeit, schon vorhandene Daten als eigene Stammdaten über eine Schnittstelle zu übernehmen oder Datenquellen zu nutzen, beispielsweise die von Lieferanten. Das hilft vor allem, wenn es um große Datenmengen geht, aber auch Daten oft geändert werden müssen, wie etwa bei Preisen und Beständen. Aber auch Kundenadressen lassen sich automatisiert über Schnittstellen von Dienstleistern prüfen und korrigieren, um dann wieder importiert zu werden. Für die manuelle Eingabe, Pflege und Prüfung von Stammdaten muss jedoch stets genügend Zeit eingeräumt werden. In dieser Zeit sollten keine anderen Aufgaben nebenbei erledigt werden müssen.

Viele Fehler in Stammdaten resultieren naturgemäß aus Zeitdruck bei der Pflege, sowie der Notwendigkeit, große Datenmengen manuell bearbeiten zu müssen. Oft passieren nur kleinere Unzulänglichkeiten beim Lesen oder individuelle Tippfehler bei der Eingabe. So entstehen Zahlendreher oder geringfügige Abweichungen auf der zweiten Nachkommastelle, die natürlich nicht so leicht erkannt und beim Speichern übernommen werden. Häufig vorkommende Fehler sind zudem falsch hinterlegte Mengen oder Preise in Kundenstaffeln, richtige Daten in falschen Feldern, nicht vollständig ausgeschriebene Namen oder Rufnummern, sowie die Zuweisung falscher geschlechtsspezifischer Anreden. Diese Daten haben eines gemeinsam – sie sind falsch.

Unser Tipp:

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Daten digital auf Fehler und Anomalien prüfen und möglicherweise sogar korrigieren zu lassen. In vielen Fällen lassen sich Daten klassifizieren, so dass sich bestimmte notwendige Eigenschaften aus den Datenstrukturen ableiten lassen. Eine im Feld Rufnummer hinterlegte Telefonnummer wird nur Ziffern und bestimmte Zeichen enthalten, eine E-Mail-Adresse benötigt ein „@“ sowie eine Angabe zur Domain dahinter. Namen ohne Anrede sind ebenso auffindbar, wie nicht lineare Mengenstaffeln. Auch haben Umsatzsteuer-Identnummern einen klar nachvollziehbaren Aufbau. Ein Prüfalgorithmus kann Anomalien sammeln und per E-Mail ein Protokoll senden. So lassen sich Fehler schneller und viel einfacher finden, und eventuell sogar automatisch beheben.

Daten lassen sich auch durch externe Softwarelösungen mittels Automatisierung prüfen oder auch in einem Schnittstellenprozess, während der Datenübertragung zwischen verschiedenen Lösungen. Während die digitale Stammdatenkorrektur vorhandene Fehler und Konsistenzen finden und korrigieren kann, ist es die Aufgabe einer Schnittstelle, Daten in ein anderes Format zu transformieren. Mit der Korrektur von Daten im Rahmen von Schnittstellen-Prozessen, würden die Daten demnach auch nur für den Nutzerkreis der Lösung korrigiert, welcher die nachstehenden Lösungsbestandteile verwendet. Andere partizipieren nicht von der Korrektur. Somit würde im Hinblick auf die Datenqualität eine intransparente Lösung geschaffen, bei der die zugrundeliegenden Stammdaten fehlerhaft sind, die darauf basierenden Daten der Nachnutzung jedoch nicht.

Unser Tipp:

Verwenden Sie dedizierte Tools für Stammdatenpflege, wenn möglich. Soll eine Schnittstelle Datenfehler finden und korrigieren, sollten diese jedoch immer auch an die zuständige Instanz für die Stammdatenpflege gemeldet werden, um eine Korrektur anzustoßen. Wichtig ist, dass es nur bei unvermeidbaren und transparenten Anpassungen in Schnittstellen-Prozessen bleibt, etwa weil eine angebundene Lösung, die die Stammdaten nutzen soll, sonst nicht einwandfrei funktionieren würde. Von der Korrektur der Stammdaten im führenden System profitieren dann alle Nutzer der entsprechenden Daten.

Besonders aufwändig und unangenehm wird die Stammdatenpflege, wenn mehrere Systeme voneinander abhängig sind und keine Schnittstellen existieren. Verwenden Sie ein ERP-System und einen Online-Shop, dürften Sie in einem solchen Fall alle betroffenen Artikeldaten doppelt eingeben und Änderungen ebenfalls mehrfach pflegen. Das kann zu paradoxen Situationen führen, in denen Daten in beiden Systemen falsch sind, nur auf eine andere Art. Oder in dem einem System ist etwas falsch, im anderen aber auch, aber die Fehler heben sich auf. Kunden, denen auf Basis falscher Daten erhöhte Preise berechnet werden, sind jedoch zumeist nicht besonders erfreut darüber. Abgesehen vom anstehenden Ärger, multiplizieren sich Fehler bei steigender Datenmenge zudem gegenseitig. Das führt zu exponentiell steigendem Aufwand für die Datenpflege.

Unser Tipp:

Bestimmen Sie zunächst das eindeutig führende System für die Stammdaten. Nutzen Sie Schnittstellen, die die Daten auf die abhängigen Systeme übertragen. Lohnt sich eine Schnittstelle nicht, oder wollen Sie es so probieren, erstellen Sie digitale Listen in Form von PDF-Dateien oder EXCEL, mit denen sich die Daten per Copy & Paste übernehmen lassen und kontrollieren Sie alle wichtigen Daten stets nach dem 4-Augenprinzip oder über digitale Tools.

Die händische Pflege von hunderten oder tausenden Artikeln ist keine angenehme Arbeit, sondern anstrengend, frustrierend und dauert lange. Wenn sich die gewünschte Lösung mit menschlicher Sprache beschreiben lässt, kann dafür auch eine Software produziert werden. So kann beispielsweise mit überschaubaren Anweisungen eine digitale Lösung geschaffen werden, um einen Datenbestand von zig-tausend Artikeln im ERP mit dem Datenbestand einer QS-Software oder einem Online-Shop zu synchronisieren. Ein Aufwand, für die ein Mensch Wochen und Monate brauchen würde.

Unser Tipp:

Kalkulieren Sie die laufenden Kosten für Ihre manuell Arbeiten an Ihren Stammdaten. Legen Sie alle Kosten zugrunde, die aus der Datenpflege entstehen, auch aus den prozessbegleitenden Fehlern. Dann setzen Sie diesen Kosten dem einmaligen Aufwand für ein fertiges Software-Modul oder eine individuelle Lösung gegenüber, zzgl. der laufenden Softwarepflege. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass manueller Aufwand auf Dauer deutlich teurer ist, als eine digitale Lösung.

Wer seine Stammdaten nicht ordentlich pflegt, wird über kurz oder lang mit seinen Prozessen hadern. Aufwand, Fehler und Kosten werden zunehmen, Probleme verschleppen sich und Ärgernisse aller Art halten Einzug. Hingegen sparen korrekte Stammdaten auf Dauer viel Zeit und Geld.