Dieser Beitrag beleuchtet, ob Unternehmen mit Excel basierenden Lösungen interne und externe Regeln, wie zum Beispiel Gesetze, einhalten können.
Viele Unternehmen nutzen EXCEL für ihr Berichtswesen. Berichte werden oft erst durch eine große Anzahl manueller Arbeitsschritte erzeugt und verteilt. Wir zeigen Ihnen am Beispiel einer konkreten Kundensituation, wie Sie Ihren Berichtsprozess durch Automatisierung vereinfachen.
Manuelle Excel-Prozesse verursachen hohen Aufwand
Für seine Personalplanung benötigt unser Kunde monatlich Berichte, die aus Daten in unterschiedlichen Formaten und zahlreichen Arbeitsblättern mit einem komplexen Formelwerk bestehen. Ergebnisse werden erst durch eine große Anzahl manueller Arbeitsschritte erstellt (siehe Abbildung). Jeder einzelne Arbeitsschritt wird dabei mittels Checklisten gesteuert und abgehakt.
Als erstes werden unterschiedliche Verzeichnisse für die Verarbeitung der Daten erstellt, vorhandene Vorlagen kopiert und dann angepasst. Danach stellen verschiedene Abteilungen die benötigten Rohdaten in unterschiedlichen Dateiformaten bereit. Anschließend werden daraus die Berichte erzeugt. Hierzu werden Rohdaten selektiert, Ergebnisse berechnet und in zahlreichen Tabellenblättern aktualisiert. Die Ergebnisse werden dann in PDF-Dateien ausgedruckt und im Anschluss per Mail an verschiedene Empfänger verteilt. Zum Schluss wird die Arbeitsumgebung bereinigt.
In dieser Form dauerte der monatliche Berichtsprozess bei unserem Kunden etwa vier Arbeitstage.
DATANAUT automatisiert Excel-basierende Applikationen
Unser Kunde suchte eine Lösung, die möglichst viele Aufgaben seines Berichtsprozesses automatisch übernimmt. Da seine Berichte sehr komplex aufgebaut sind, durften vorhandene Excel-Arbeitsmappen nicht verändert werden. Zusätzlich sollten Änderungen an den Berichten möglich sein.
Wir haben unserem Kunden eine Standardlösung implementiert. Sie besteht aus dem Automatisierungs-Framework DATANAUT und individuell konfigurierten Prozessschritten. Diese steuern den kompletten Ablauf vom Abholen der Rohdaten bis zum Berichtsversand. Jeder Schritt führt die manuelle Arbeit automatisch und zuverlässig durch. Variable Bestandteile, wie Dateinamen, Berichtsgruppen und Selektionen, sind in Profilen oder zusätzlichen Excel-Mappen hinterlegt. Der Ablauf kann jederzeit, auch ohne spezielle EXCEL- oder VBA-Kenntnisse, einfach angepasst oder als Vorlage für weitere Automatisierungen genutzt werden.
Mit der DATANAUT Zusatzlösung erstellt unser Kunde seine Berichte jetzt zeitnah, vollständig und mit weniger Aufwand. Seine Investition aus dem dargestellten Beispiel hat sich in weniger als einem Jahr amortisiert.
Excel ist dank seiner Funktionsvielfalt aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Jede Excel-Lösung liefert einen ganz spezifischen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Doch manchmal ist der Preis dafür sehr hoch. Hier stellen wir ein Modell vor, mit dem Sie den Excel-Einsatz im Unternehmen optimieren können. Es basiert auf der Portfolio-Analyse.
Lesen Portfolio-Analyse optimiert EXCEL-Einsatz in Unternehmen
