TANSS & HIW
Keine doppelte Datenerfassung mehr bei der Abrechnung von Leistungen aus dem Ticket-System TANSS. Durch unsere Schnittstelle zu HIW ERP läuft der Vorgang jetzt quasi automatisch.
Der Kunde
Unser Kunde aus diesem Projekt ist die Systemhaus Hartmann GmbH & Co. KG in Sundern, vielseitiger Partner rund um Telekommunikations- und IT-Lösungen sowie TELEKOM Exklusiv-Partner.
Die Ausgangssituation
Im Systemhaus Hartmann werden kundenspezifische Anfragen und entsprechende Aufgaben im Ticket-System TANSS erfasst und gemanagt. TANSS ist eine der führenden Service-Management-Lösungen im DACH-Raum. Der Hersteller, die HUCK IT GmbH, hat nach eigenen Angaben bereits über 650 Systemhäuser und IT-Dienstleister mit der Software ausgestattet.
Für andere Prozesse wie Wareneinkauf, Abrechnung und Stammdaten-Verwaltung wird die ERP-Software von HIW Software-Solutions eingesetzt. Das ERP-System von HIW bietet insbesondere intelligente Software-Lösungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Die Herausforderung
Sowohl der kundenspezifisch verbuchte Materialverbrauch, als auch die leistungsmäßigen Stunden waren zwar seitens der Mitarbeiter im Ticket-System TANSS einsehbar, konnten digital aber nur als Anhang zu einer Abrechnung nach PDF exportiert werden und mussten manuell ins ERP übernommen werden. Alternativ gab es zwar noch einen XML-Datenexport, dieser war jedoch nicht mit dem Importformat der Beleg-Importschnittelle von HIW kompatibel.
Für die Abrechnung notwendige Daten standen demnach nicht dort bereit, wo die Abrechnung für die Kunden erfolgen soll– im ERP-System. Zur Erstellung der Rechnungen mussten also zahlreiche Arbeitsschritte manuell zur Vor- und Nachbereitung erledigt werden. Dieser Aufwand schlug zum Monatsende im Rechnungslauf mit vielen Stunden zu Buche.
Ein großer Engpass war zudem die Bindung der Rechnungstellung an eine bestimmte Person, sowie eine hohe Fehleranfälligkeit durch manuelles Handling.
Der Auftrag an DATANAUT lautete, eine einfach zu bedienende digitale Schnittstelle zwischen den Systemen zu erstellen, um die Erstellung von Kundenrechnungen zu automatisieren und um Mitarbeiter zu entlasten.
Die Lösung
Im Rahmen der Schnittstelle zwischen TANSS und HIW wurde nach direkter Absprache mit den beiden Lösungsanbietern ein Konverter entwickelt, der die beiden Systeme kompatibel macht.
Für den Datenaustausch wurde zunächst eine sogenannte Staging-Datenbank auf Basis MS-SQL Server implementiert. Eine DATANAUT App übernimmt und konvertiert die aus TANSS exportierbaren XML-Daten und speichert diese im Staging dauerhaft ab. Kommen weitere Dateien hinzu oder werden bereits vorhandene Dateien erneut eingespielt, werden nur neue Daten verarbeitet und bereits bekannte Daten als Duplikate verworfen.
Die Schnittstelle zum Import der TANSS-Daten arbeitet vollständig autark und reagiert automatisch, sobald neue XML-Dateien erkannt werden, um sie dann zu importieren.
Zum Erstellen der Rechnungen werden die im Staging gespeicherten Daten von einer zweiten App per Taskplaner abgerufen, nach den Kriterien des Systemhauses kumuliert und aufbereitet, sowie anschließend im HIW-Importformat für die entsprechende Beleg-Schnittstelle bereitgestellt. HIW erkennt automatisch neue Dateien und legt anhand der Daten die entsprechenden Belege im ERP an.
Nach Fertigstellung der Lösung müssen lediglich noch die Abrechnungsdatenbereitstellung im Ticket-System sowie der Rechnungsdruck im ERP nach der Sichtkontrolle ausgelöst werden. Der gesamte Prozess läuft demnach weitestgehend ohne manuellen Aufwand.
