Wie ABI zukunftssichere Standards setzt

Eine Customer Success Story über den DATANAUT-Baukasten, seine Möglichkeiten zur eigenständigen Grenzüberwindung und echten Mehrwert.

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Banken, Museen und vieles mehr - ABI-Sicherheitssysteme erfüllen mit ihren Gefahrenmelde- und Zutrittskontrollanlagen höchste Sicherheitsansprüche. Mithilfe des DATANAUT-Baukastens stellt ABI bereits seit 2008 sicher, dass die Arbeitsprozesse im Hintergrund einwandfrei laufen und an neue Anforderungen anpassbar bleiben.

Durch die Zusammenarbeit ist es somit möglich, vorherrschende Grenzen, z.B. durch das ERP-System, zu überwinden und selbstdefinierte Standards zu setzen, um sich zukunftssicher weiterzuentwickeln.

Das Interview zur Success Story führte Tammy-Christin Schütz von DATANAUT mit Reinhold Hittinger von ABI.

Durch Grenzen entstehen Wünsche

Vor etwa 27 Jahren hat sich ABI für den Wechsel zu einem neuen ERP-System entschieden, das mit typischen Standards für die Materialwirtschaft - Stücklistenauflösung, Arbeitspläne usw. - den damaligen Bedarf des Unternehmens voll und ganz deckte. Bedürfnisse nehmen jedoch automatisch zu, sobald mehr Datenfluss vorhanden ist und separate Auswertungen notwendig werden. Die Grenzen und Tücken des ERP-Systems wurden im Laufe der Zeit sehr deutlich, wodurch neu entstandene Informationsbedürfnisse nur sehr umständlich erfüllt werden konnten:

ABI-Sicherheitssysteme: „Unseren Fachabteilungen unterschiedliche Auswertungen für ihre abteilungseigenen Zwecke zur Verfügung zu stellen, war lediglich mit großem Kostenaufwand und extremen Zeitverzögerungen umsetzbar. Indem wir Abfragen über Lotus-Datenbanksysteme generierten, war es uns zumindest möglich, Verknüpfungen von einigen Datenbanken sinnvoll für Firmenzwecke erarbeiten zu können. Allerdings nicht ohne aufwändige Bastelarbeit und experimentelle Vorgehensweisen, da sie nicht fix hinterlegt werden konnten und uns kein Support zur Seite stand, an den wir uns zur gemeinsamen Problemlösung hätten wenden können. Folglich mussten Daten immer wieder aufs Neue generiert, erneuert sowie angepasst werden. Wir kamen somit fortlaufend an Grenzen - wie jeder, der produziert, fertigt oder über egal welches ERP hantiert .“

Überwindung von Grenzen durch Möglichkeiten

Durch die Qualität der zur Verfügung stehenden Daten, mit denen Anwender täglich arbeiten, entstehen automatisch Grenzen. Denn wenn die Daten externer Stakeholder in besserer Qualität verfügbar wären, könnte noch sehr viel mehr digitalisiert werden - das ist häufig nicht der Fall. Oft herrschen auch innerhalb von ERP-Systemen, z.B. aufgrund fehlender Flexibilität, Grenzen vor. Es entwickeln sich somit Wünsche und Bedürfnisse, die innerhalb dieser nicht erfüllt werden können, für die Arbeitsabläufe im Unternehmen jedoch von großem Nutzen wären. Der ehemalige ERP-Berater von ABI machte damals vor diesem Hintergrund auf eine Schulung aufmerksam:

ABI-Sicherheitssysteme: „Hätten wir bei ABI damals beschreiben müssen, was wir brauchen oder uns wünschen, dann wäre es genau das gewesen, was uns DATANAUT mit ihrem Baukasten geboten hat. Es waren einfach alle Möglichkeiten vorhanden, die uns fehlten, jedoch zur Darstellung aller im Betrieb notwendigen Sonderdinge gewünscht waren. Da sich der Baukasten kontinuierlich weiterentwickelt, konnten nicht nur zum damaligen Zeitpunkt unsere Anforderungen bedient werden, sondern bis heute. Deshalb nutzen wir seit jeher dasselbe ERP-System und DATANAUT als ideale Ergänzung, wodurch wir auch in Zukunft flexibel und anpassungsfähig bleiben.“

Es muss nicht immer kompliziert sein

Das Baukasten-basierte Dokumenten-Management von ABI zeigt beispielhaft, wie die Arbeit leichter und auch effizienter wird: Aktuelle Dokumente können sowohl intern (ERP) als auch extern (Homepage) zur Verfügung gestellt werden, wobei das jeweilige Dokument lediglich ein einziges Mal gepflegt und angepasst werden muss. Im Anschluss kann es dann über entsprechende Referenzen den Artikelgruppen und sonstigen Anbindungen zugeteilt werden. Doch nicht nur das, denn DATANAUT bietet mit dem Baukasten, der mit dem entsprechenden Support belegt ist, nahezu grenzenlose Möglichkeiten zur individuellen Wunscherfüllung und Problemlösung:

ABI-Sicherheitssysteme: „Der gesamte Wunschkatalog wird durch die Zusammenarbeit mit DATANAUT querbeet in allen Anwendungsbereichen erfüllt. Ob Datenanpassungen, Versandprozesse, Etiketten-Druck oder Statistik-Reports - uns ist kein Bereich bekannt, der nicht bedient werden kann. Der Baukasten ermöglicht uns, eine Standard-Abfrage zu entwickeln und diese je nach Bedarf weiterzuspinnen, sodass eine Struktur entsteht. Einfachheitshalber nutzen wir häufig ein und dieselbe als Basis, da wir den Umgang mit ihr gewohnt sind. Kurzum: Die aufwändige Bastelarbeit gehört seit jeher der Vergangenheit an!“

Wissen ist Macht

Im Laufe der Zeit wandeln sich demnach die Bedürfnisse innerhalb eines Unternehmens und die Anforderungen an Arbeitsprozesse sowie Mitarbeiter steigen. Hinzu kommt, dass jedes ERP-System seine Tücken und Grenzen hat. Wer sein ERP jedoch gut kennt, ist klar im Vorteil. Und wer weiß, was darüber hinaus noch alles möglich ist, der kann langfristig profitieren:

ABI-Sicherheitssysteme: „Jeder benötigt Daten in irgendeiner Form und kann diese entsprechend zum Vorteil des Unternehmens generieren. Wenn man es richtig anstellt, kann dieser enorm sein, sodass der Baukasten für alle empfehlenswert ist - insofern das nötige Know-how gegeben oder die entsprechende Einarbeitung erfolgt ist. Im Austausch mit anderen Nutzern unseres ERP-Systems haben wir häufig ihre Herausforderungen sowie Schwierigkeiten in der Umsetzung von Customizing- Wünschen miterlebt und konnten dann über die Möglichkeiten mit DATANAUT schwärmen. Diese sind den wenigsten bekannt, ebenso wie die mittel- und langfristigen Vorteile, die sich daraus ergeben - während wir in langjähriger Zusammenarbeit jegliche Lücken füllen, die uns das ERP-System präsentiert.“

Wenn sich die Arbeit auszahlt

Früher war es ABI lediglich mithilfe von SQL-Imports möglich, auftretende Hürden zu meistern, wenn auch nur für den Moment. Das heißt: Die ganze aufwändige Bastelarbeit für etwas, das in der Regel nicht wiederverwendet werden kann, sobald sie z.B. von jemand Anderen genutzt werden soll. Mit dem Team und dem Baukasten von DATANAUT ist diese Reproduzierbarkeit in jeder Beziehung gegeben, sodass Abfragen auf den aktuellen Zeitpunkt dynamisiert werden können. Das heißt, Daten können automatisiert in bestimmten Rhythmen zur Verfügung gestellt oder auch wieder importiert werden. ABI möchte somit nie wieder zur Bastelarbeit zurückkehren müssen:

ABI-Sicherheitssysteme: „All diese Funktionsweisen gehören mittlerweile für unsere Mitarbeiter zur alltäglichen Routine, sodass der potenzielle Aufwand im Hintergrund nicht einmal mehr hinterfragt werden muss - wir möchten darauf also nicht verzichten!“

Hilfe zur Selbsthilfe

ABI ist mit dem Baukasten somit in der Lage, sich soweit es geht selbst zu helfen und eigenständig Lösungen zu entwickeln. Das Team von DATANAUT steht dabei stets mit Rat und Tat zur Seite. Ein Stück weit agiert ABI somit autark, ohne dabei auf sich alleine gestellt zu sein. Das heißt, die Kombi macht’s:

ABI-Sicherheitssysteme: „All diese Funktionsweisen gehören mittlerweile für unsere Mitarbeiter zur alltäglichen Routine, sodass der potenzielle Aufwand im Hintergrund nicht einmal mehr hinterfragt werden muss - wir möchten darauf also nicht verzichten! wodurch wir uns stets gut aufgehoben fühlen. Wir können mit jeder Frage auf das Team zukommen, auch wenn sie nicht unmittelbar mit DATANAUT zusammenhängt, und erhalten stets eine ehrliche Antwort. Da sind halt echte Profis am Werk, sodass die Zusammenarbeit einfach Spaß macht und einwandfrei funktioniert: Bei uns gab es noch nie einen Fall ohne Lösung. Deshalb liegt für uns das Besondere definitiv in dem Zusammenspiel von Produkt und Support, da der Baukasten ohne die Unterstützung von DATANAUT schon erklärungsbedürftig wäre. Doch auch in der Weiterentwicklung des Baukastens, die wir seit 2008 miterleben, hat man nie das Gefühl, stehen zu bleiben. Generell werden immer wieder Dinge angesprochen, die wir selbst noch gar nicht im Blick hatte - das gilt sowohl für DATANAUT als Unternehmen als auch als Produkt.“

Ein echter Mehrwert

Ein gutes Beispiel für eine Lösung, die allein mithilfe des ERP-Systems von ABI nicht so einfach umsetzbar war, aber mit dem DATANAUT-Baukasten leicht von der Hand geht, stellt der automatisierte Rechnungsversand dar. Bei täglichen vielen hunderten Rechnungen war ABI früher gezwungen, jede einzeln in ihrem ERP anklicken zu müssen. Doch damit nicht genug: Durch die Abwicklung über die Post mussten mehrere hundert Briefe händisch einkuvertiert und jeweils mit 80 Cent frankiert werden. Das bedeutet nicht nur, dass sich ABI hohen Porto-Kosten, sondern auch einem enormen Arbeitsaufwand und Personalkosten stellen musste, bevor sie mit DATANAUT einen alternativen Weg einschlagen konnten:

ABI-Sicherheitssysteme: „Den Aufwand, den der Rechnungsversand zuvor mit sich gebracht hat, möchte man sich gar nicht vorstellen. Insbesondere jetzt, wo wir wissen, dass es nicht nur einfacher, sondern auch effizienter geht. Das sind Ratio-Effekte, Geldspar-Effekte, die sich in zigtausenden von Euro im Jahr widerspiegeln. Alle Rechnungen können jeden Tag zuverlässig per Task-Manager über die Bühne gezogen werden, was keine fünf Minuten dauert und höchst pragmatisch ist: Sie werden vollautomatisiert bereits als PDF-Datei abgelegt und dann mit den entsprechenden Vorgaben abgeholt. Wir sprechen hier also nicht nur von einem Bereich, der das Leben leichter macht, sondern auch tatsächlich die Kosten, den zeitlichen sowie den personellen Aufwand und den Langzeit-Nutzen optimieren kann.“

Fazit

ABI-Sicherheitssysteme: „Wir haben DATANAUT damals zwar nicht gesucht, aber zum Glück gefunden!“

Im Überblick

  • Mittelständisches Unternehmen
  • Gefahrenmelde- und Zutrittskontrollanlagen
  • ERP-System mit Standards für die Materialwirtschaft

Herausforderungen

  • Grenzen und Tücken innerhalb des ERP-Systems
  • Stetig wachsende Informationsbedürfnisse
  • Ausgabe differenzierter Auswertungen und Statistiken

Die „erstmal“-Lösung

  • Verknüpfung von Datenbanken mithilfe von Lotus-Abfragen
  • Aufwändige und sich stets wiederholende Bastelarbeit
  • Experimentelle Vorgehensweisen ohne Support

Limitierungen

  • Datenqualität externer Stakeholder
  • Anpassungsmöglichkeiten innerhalb des ERP
  • Darstellung betriebsrelevanter Informationen

Wunscherfüllung

  • Baukasten schafft nahezu grenzenlose Möglichkeiten
  • DATANAUT als ideale Ergänzung zum ERP-System
  • Langfristige und anpassbare Lösung

ABI's top 5 Baukasten-Merkmale

  • Präzision
  • Flexibilität
  • Geschwindigkeit
  • Reproduzierbarkeit
  • Performanter Support

Anwendungsbereiche

  • Inventur-Datenerfassung
  • Datenanpassungen
  • Dokumenten-Management
  • Automatisierte Versandprozesse
  • Etiketten-Druck
  • Statistik-Reports
  • und viele mehr…

Wietere Projekte

  • Qualitätssicherung
  • Außendienstanbindungen
  • Ticketmanagement-Software

ABI's Tipps für Neuanwender

  • Die größten Hürden lauern im ERP, nicht im Baukasten- System.
  • Jeder Anwender muss Grundkenntnisse (z.B. SQL-Kenntnisse) oder Lernbereitschaft mitbringen.
  • Der Einstieg braucht Einsatz, der Rest folgt Schritt für Schritt.
  • Fachabteilungen brauchen die entsprechende Unterstützung der Geschäftsleitung.
  • Mit kühlem Kopf und dem nötigen Know-how an die Sache herangehen.

Warum ABI auf DATANAUT setzt

  • Schnelle, präzise und vorrausschauende Projektentwicklung
  • Profis am Werk und entsprechender Support
  • Probleme werden ernst genommen und aus der Welt geschafft
  • Transparenz und Einhaltung des Kostenrahmens
  • Zusammenarbeit funktioniert in jeder Beziehung
  • Noch nie blieb ein Fall ohne Lösung

Sinnvoller einsatz von Kräften

Sich verschiedenen Herausforderungen stellen zu müssen, ist unausweichlich - ob im Kontext des ERP-Systems, in der Bastelarbeit zur Grenzüberwindung oder halt in der Anwendung des Baukastens von DATANAUT. Wieso das Ganze also nicht reproduzierbar und nachhaltig gestalten, um Effizienz sowie Mehrwert zu sichern und sowohl Ressourcen als auch Kräfte sinnvoll einzusetzen?

ABI früher...

  • Begrenzte Möglichkeiten
  • Nicht reproduzierbare Übergangslösungen
  • Fortlaufende Bastelarbeit
  • Aufwands-, Ressourcen- und Kostenintensität
  • Experimentelle Herangehensweisen und Fehleranalysen
  • Fehlender Support

ABI heute...

  • Individuelle Wunscherfüllung
  • Reproduzierbare, nachhaltig nutzbare Lösungen
  • Flexibilität und Anpassbarkeit an sich wandelnde Umgebungen
  • Entlastung von Mitarbeitern und Kostenoptimierung
  • In der Lage, sich selbst helfen zu können
  • Kompetenter und hilfsbereiter Support, der mit Rat und Tat zur Seite steht