est-Bogensport hat den Bogen raus

Eine Success-Story über DATANAUT Customer Experience, Herausforderungen, agile Software und echten Mehrwert.

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Wenn das Business durch die Decke geht

Die est-Bogensport bietet ihren Kunden in ihrem Ladengeschäft in Berlin sowie im Online-Shop eine breite Palette an Artikeln - wie Bögen, Armbrüste und das entsprechende Zubehör. Da es sich um einen individuellen Sport handelt, sind die Geräte und das Zubehör in zahlreichen Ausführungen erhältlich.

Die Zusammenarbeit mit DATANAUT begann Ende 2020, als sich est-Bogensport mit Problemen im Bestellprozess ihres Online-Shops und folglich zahlreichen Stornierungen auseinandersetzen musste. Neben unzufriedenen Kunden stellten mit Zunahme der Bestellungen vor allem der zeitliche und finanzielle Mehraufwand ein großes Problem dar.

Das komplette Interview

est-Bogensport: „Es war eigentlich nie unser Plan, einen großen Online-Handel aufzuziehen, doch hat uns u.a. die Covid19-Pandemie gezeigt, dass wir in Zukunft kaum um einen professionellen Shop herumkommen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir haben jedoch schnell bemerkt, dass weder unsere Prozesse noch unser Workflow darauf ausgerichtet sind, sodass die Probleme vorprogrammiert waren.“

Diese äußerten sich in doppelter Arbeit, unzuverlässigen Angaben von Lagerbeständen und einer übergreifenden Unübersichtlichkeit - so konnte es also nicht weitergehen. Eine Schnittstelle zum automatisierten Abgleich der Lieferantendaten und somit zur Optimierung der Arbeitsprozesse schien die Lösung zu sein.

est-Bogensport: „Uns war neben der optisch attraktiven Ausgestaltung des Shops vor allem die Kompatibilität mit unserem Warenwirtschaftssystem sowie die Möglichkeit, die Lagerbestände der Großhändler abbilden zu können, sehr wichtig. Wir haben es dann zunächst auf eigene Faust versucht, allerdings ohne den erhofften Erfolg.“

Lösungspartner mit Kompetenz

Es war somit an der Zeit, einen geeigneten Lösungsanbieter ausfindig zu machen, der das nötige Know-how mitbringt, um diese Vorstellungen in der Praxis umzusetzen und somit die Unstimmigkeiten im Bestellprozess zu beheben. Für das Team von DATANAUT kein Problem - das hat auch est-Bogensport sehr schnell bemerkt:

est-Bogensport: „Vom Erstgespräch an hat uns vor allem die freundliche, offene und unkomplizierte Art des Teams überzeugt, sodass wir uns von Beginn an gut aufgehoben gefühlt haben. Uns hat es natürlich an Kompetenz und Erfahrung in diesen technischen Angelegenheiten gefehlt, weshalb wir sehr dankbar waren und sind, dass wir stets an unserem Wissensstand abgeholt wurden und das Team auch mehrfachem Nachfragen stets mit Geduld und einem offenen Ohr begegnet ist.“

Einer Schnittstellen-Lösung hätte somit nichts mehr im Weg stehen sollen, doch die Datenlage ließ dies nicht zu, da z.B. keine kongruenten Artikelnummern vorlagen.

est-Bogensport: „Unsere Datenlage sah so aus, dass viele Artikel mehrfach angelegt und unterschiedlich benannt waren, obwohl es sich um ein und denselben Artikel handelte. Es war somit ein Chaos, das dadurch z.B. keine zuverlässigen Angaben zu Lagerbeständen bieten konnte. Dieses Problem war uns nicht in seiner vollen Gänze bewusst, als wir uns an DATANAUT wandten und den Auftrag für eine Schnittstelle vergaben.“

Geht nicht, gibt’s nicht

Die Frage war also: Was nun? Zur Lösung dieses Problems diente eine Sonderlösung, die für den Abgleich der Artikelnummern gebaut und als Übergang an den Shop angebunden wurde. Auf diese Weise liefen die Prozesse erst einmal besser und das Geschäft konnte weiterlaufen, während die Daten in Ruhe und sorgfältig aufbereitet werden konnten.

est-Bogensport: „Es hieß zwar von Beginn an, dass DATANAUT alles für uns machen bzw. lösen könne, doch wir konnten uns darunter nicht wirklich etwas vorstellen - mal ehrlich: Wie soll das denn möglich sein? Doch an den kleinen und auch großen Hürden, denen wir während dieses Projekts begegnet sind, hat sich schnell gezeigt, dass sie wirklich dazu in der Lage sind. Wie? Die Problempunkte, die wir zum Teil selbst nicht in Worte fassen konnten, wurden ausnahmslos erkannt und gelöst.“

Mit vereinten Kräften ans Ziel

Um dieses Datenchaos zu meistern, gestaltete es sich am sinnvollsten, die Ressourcen zu bündeln. Aus diesem Grund wurde daraufhin ein Beratungsprojekt gestartet, das der Neustrukturierung der Daten diente. Sprich, DATANAUT lieferte das nötige Know-how und stand dem Team von est-Bogensport mit Rat und Tat zur Seite, während diese die Arbeitskraft stellte.

est-Bogensport: „Es war zwar nicht von vornherein eingeplant, neben dem Schnittstellen-Projekt noch ein Beratungsprojekt zu starten, doch es hat sich schnell gezeigt, dass dies dringend notwendig war. Die positiven Effekte haben sich nicht nur auf unsere Datenlage ausgewirkt, sondern auf unseren gesamten Workflow, da wir im Rahmen des Beratungsprojekts jegliche internen Prozesse kritisch hinterfragt haben - denn wir wissen: Nur weil es schon immer so gemacht wurde, ist es nicht zwangsläufig sinnvoll.“

Am Ende zahlt sich die Arbeit aus

Nach Abschluss dieser Phase stand der Implementierung der Schnittstelle nichts mehr im Weg. Das Ziel war also insofern erreicht, dass die Datenmigration und -verarbeitung nun problemlos über die Schnittstelle ablaufen können, ebenso wie der Etikettendruck. Shopware dient dabei als führendes System, um die Variantenvielfalt berücksichtigen zu können, da das vorhandene ERP-System dazu nicht in der Lage ist - es wurde somit auch dafür eine Lösung gefunden.

est-Bogensport: „So kräftezehrend dieses große Projekt für uns auch war, so lehrreich und lohnend ist es auch gewesen. Unsere Arbeitsabläufe haben sich von Grund auf verändert: Rechnungen können schneller und zuverlässiger erstellt werden, es sind viel weniger Dateneingaben nötig und wir sind plötzlich in der Lage, auftretenden Problemen selbst nachzugehen und diese zu lösen. Das Ganze war und ist für uns somit ein voller Erfolg!“

est-Bogensport setzt nach wie vor auf DATANAUT als Lösungspartner, da auch nach Implementierung der Schnittstelle zahlreiche Optimierungsprozesse notwendig waren, um die Lösung in ihren Arbeitsalltag zu integrieren und das Bestmögliche herauszuholen - ganz individuell.

In Kürze

Die Problemlage

Die Vielfalt von zum Teil 200 Varianten pro Artikel stellte das Team vor zahlreiche Probleme, insbesondere aufgrund ihrer asynchronen Systeme und einer unstrukturierten Datenlage. Die Folgen: ständige Unstimmigkeiten, Mehraufwand sowie unzufriedene Kunden.

Der Weg in die Zukunft

Die Implementierung einer Schnittstelle sollte zur Lösung der Probleme beitragen und die Arbeitsprozesse fit für die Zukunft machen. Es war jedoch mehr zu tun, um diesen Weg zu ebnen!

DATANAUT ist ….

  • kompetent und erfahren
  • unkompliziert und geduldig
  • freundlich und verständnisvoll
  • engagiert
  • kundenorientiert!

Der Projektverlauf

Das Ziel war der automatisierte Abgleich der Lieferantendaten und synchrone Systeme.

est-Bogensport Projektverlauf

Herausforderungen

  • Artikel- und Variantenvielfalt
  • Datenlage von est-Bogensport
  • Datenqualität der Großhändler
  • Umstellung des Workflows
  • Arbeits- und Lernbereitschaft
  • Geduld und Zuversicht

Mehrwert und Benefits

  • Learnings, um etwa Probleme selbst lösen zu können
  • Kritische Reflexion der internen Prozesse
  • Optimierte Abläufe durch eindeutige Stammdaten
  • Synchrone Datenstände zwischen Shop und ERP
  • Einfache und logische Handhabung der Lösung
  • Hohe Arbeitserleichterung und niedrigere Fehlerquote
  • Übersichtlichkeit und große Zeitersparnis
  • Entlastung von Mitarbeitern und bessere Kundenzufriedenheit