Einfacher Schriftverkehr

Diese Lösung hilft Fachabteilungen, ausgehenden Schriftverkehr effizienter zu bewältigen. So werden das Erstellen und die Nachverfolgung von unterschiedlichen Vorgängen einfacher gemacht. Besonders oft wiederkehrende Aufgaben wie das Abbestellen unerwünschter Werbung oder die Absage einer Vielzahl von Bewerbungen können mit dieser Lösung einfacher bewältigt werden. Das Erstellen eines neuen Schreibens ist schnell und problemlos möglich, da vordefinierte RTF-Texte als Vorlagen ausgewählt werden können. Die Liste verfügbarer Vorlagen kann durch eigene RTF-Dateien aus Word oder OpenOffice selbst erweitert werden. Optional können Daten aus einer Datenbank heran gezogen werden, wie die Adresse eines Kunden und deren Ansprechpartner. Nach Einstellung unterschiedlicher Versandarten werden wahlweise Fax-Dokumente, Briefe mit oder ohne Briefkopf oder Emails erstellt. Sämtliche Vorgänge sind chronologisch dokumentiert, optional können weitere steuernde Elemente wie beispielsweise eine selektive oder automatische Nachverfolgung implementiert werden.

Erfassung von Schreiben
Auswahl eines Kunden im ERP-System
Auswahl einer Versandart (E-Mail, Fax oder Brief)
Auswahl vordefinierter RTF-Texte
Darstellung von zusammengehörigen Schreiben durch Filter
Individuelles suchen und filtern der Schreiben

Schnelle Eingabe durch datenbankbasierte Vorgaben und vordefinierten RTF-Texten
Automatische Vergabe eindeutiger Nummern
Leichte Erweiterbarkeit bei Änderungen
Einfache Herstellung weiterer Suchen
Suchen und Filter sind benutzerspezifisch speicherbar
Datenprüfung
Bedarfsgerechte Darstellung

Aufbau der Applikationen

Verwaltung von Schriftverkehr

Im Tabellenmanager werden alle Schreiben übersichtlich angezeigt und können sortiert, gefiltert und durchsucht werden.
Verwaltung von Schriftverkehr

In einer Maske können Schreiben bearbeitet oder neu hinzugefügt werden.
Verwaltung von Schriftverkehr

Im Druckreport werden Platzhalter durch Daten ersetzt, anschließend kann er ausgedruckt oder abgespeichert werden.

Überblick aus Sicht von DATANAUT

DATANAUT kann eine Verbindung von strukturierten Daten aus Datenbanken zu unstrukturierten Daten aus einer Textdatei ohne großen Aufwand herstellen. Die Einbindung externer Daten, beispielsweise aus RTF Vorlagen, erfolgt an Hand entsprechend vorbereiteter Druckvorlagen im integrierten Druckdesigner. Die benötigten Inhalte aus der Datenbank wie beispielsweise Adressen, werden mittels Datenauswahl in der programmierten DATANAUT Maske und der Mischung beider Quellen durch Platzhalter gesteuert erledigt. Durch dynamischen Zugriff auf die Datenordner mit zentralen RTF Vorlagen, können neue oder geänderte RTF-Dateien einfach und ohne jede Anpassung der App sofort verfügbar gemacht werden. Endanwender nutzen bei entsprechender Anpassung nur bereitgestellte Vorlagen und können diese weder ändern noch umgehen. Die Möglichkeit der Kombination von Datenbankdaten und Texten in DATANAUT vereinfacht das Suchen und die Anzeige von Dokumenten, die einmal erstellt wurden. Eingabemaske und alle Prozesse können durch Umgestaltung im DATANAUT Designer jederzeit selbst beeinflusst werden.